The issue of obtaining access to official notes of police officers in order to use them as evidence in a civil trial
The problem of obtaining access to official notes of police officers is an important practical issue, particularly in a situation where there is a need to use these documents in a civil trial. Such a document may constitute essential means of evidence in a civil trial, confirming the facts presented by a party to the proceedings. In practice, however, police officers do not always automatically provide access to the documents in question at the request of a party; therefore, the purpose of this article is to analyze the provisions under which a party may request access to such documents. The article examines the standpoint of the judicature, which indicates whether police officers are obliged to provide access to such documents to a party or third parties and whether such an action is consistent with the provisions of the GDPR as regards the protection of personal data.
Keywords: police notes, civil trial, public information, access to a document, protection of personal data
Słowa kluczowe: notatka policyjna, proces cywilny, informacja publiczna, dostęp do dokumentu, ochrona danych osobowych
1. Uwagi wprowadzające
Udostępnienie notatek służbowych (urzędowych) funkcjonariuszy policji stanowi istotny problem praktyczny. Co do zasady funkcjonariusze policji bez zbędnych przeszkód udostępniają np. dane statystyczne dotyczące poszczególnych przestępstw lub wykroczeń. W praktyce sytuacja wydaje się być jednak bardziej skomplikowana, gdy występuje się z żądaniem udostępnienia notatki służbowej (urzędowej) funkcjonariuszy policji bądź wyciągu z notatnika służbowego. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których organ nie udostępnia powołanych dokumentów na żądanie strony, zwracając się jednocześnie o podanie podstawy prawnej, która uzasadnia wniosek strony.
Ustawodawca nie przewidział szczegółowych rozwiązań odnoszących się do tego zagadania w ustawie o Policji[1], stąd też konieczne jest przeanalizowanie przepisów, które pozwalałyby stronie uzyskać dostęp do takich dokumentów.
Niejednokrotnie w postępowaniu cywilnym powołane dokumenty mogą stanowić istotny dowód w sprawie, bowiem stwierdzone w nich okoliczności wskazują na przebieg zdarzeń, jak również na częstotliwość interwencji podejmowanych przez funkcjonariuszy policji. W konsekwencji wykazują one fakty mające istotne znaczenie dla sprawy, dlatego też niejednokrotnie w interesie strony jest przedłożenie przed sądem takich dokumentów.
2. Przykłady stanów faktycznych, w których notatka służbowa (urzędowa) funkcjonariuszy policji może stanowić istotny środek dowodowy w postępowaniu cywilnym
Notatki służbowe (urzędowe) policji stanowią dokument ewidencjonujący czynności podejmowane przez funkcjonariuszy policji[2]. Niejednokrotnie właśnie taka notatka może stanowić istotny środek dowodowy w postępowaniu cywilnym, służy bowiem wykazaniu faktów ustalonych przez funkcjonariuszy policji, a następnie szczegółowo opisanych w notatce służbowej (urzędowej).
Oczywiście do podstawowych zadań policji należy m.in. wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ściganie ich sprawców[3]. Niemniej jednak stwierdzenie działań noszących znamiona przestępstw lub wykroczeń może jednocześnie mieć zasadnicze znaczenie przy dochodzeniu roszczeń w procesie cywilnym.
Przykładem takiej sytuacji może być wystąpienie przez właściciela nieruchomości z powództwem o zaprzestanie immisji. Hałas stanowi rodzaj immisji pośrednich, które powstają na skutek działań właściciela, a w konsekwencji oddziałują na sąsiednią nieruchomość[4].
Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że hałasy przekraczające miarę wymaganą dla spokojnego używania lokalu mieszkalnego mogą stanowić podstawę do wystąpienia z roszczeniem o zaniechanie lub ograniczenie takich działań także przez najemcę lokalu mieszkalnego przeciwko najemcy innego lokalu w tym samym budynku[5]. Zakłócanie spokoju lub spoczynku nocnego krzykiem, hałasem, alarmem lub innym wybrykiem stanowi wykroczenie spenalizowane w art. 51 § 1 Kodeksu wykroczeń[6]. Co za tym idzie każda podjęta interwencja w związku z zakłócaniem spokoju będzie odnotowana przez funkcjonariuszy policji, a zatem przeprowadzenie dowodu z notatki służbowej (urzędowej) będzie w tym wypadku pomocne chociażby dla wykazania częstotliwości zakłócania spokoju lub spoczynku nocnego. Jest to o tyle istotne, że w procesie cywilnym konieczne będzie dokonanie oceny, czy immisje przekraczają przeciętną miarę. Przy dokonaniu takiej oceny bierze się pod uwagę nie tylko ich wpływ na zdrowie czy rodzaj nieruchomości sąsiadujących, lecz także częstotliwość oraz porę zakłóceń[7].
Kolejnym przykładem, w którym notatka służbowa (urzędowa) funkcjonariuszy policji może zostać wykorzystana jako środek dowodowy w postępowaniu cywilnym, jest dochodzenie roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Szereg zachowań penalizowanych na gruncie Kodeksu karnego[8] może implikować również naruszenie dóbr osobistych wskazanych w art. 23 k.c.[9], takich jak: zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia. Wskazany przez ustawodawcę katalog dóbr osobistych nie ma charakteru zamkniętego, w judykaturze oraz doktrynie podawane są bowiem przykłady dóbr osobistych, które expressis verbis nie zostały wymienione przez ustawodawcę w art. 23 k.c., a podlegają jednak ochronie[10].
Z. Radwański wskazuje, że pojęcie dóbr osobistych odnosi się do „uznanych przez system prawny wartości (tj. wysoko cenionych stanów rzeczy), obejmujących fizyczną i psychiczną integralność człowieka, jego indywidualność oraz godność i pozycję w społeczeństwie, stanowiącą przesłankę samorealizacji osoby ludzkiej”[11]. W literaturze zaznacza się, że ze względu na konieczność powstrzymywania się od naruszania dóbr osobistych innych podmiotów należy je postrzegać obiektywnie, ponieważ tylko w taki sposób możemy zapewnić każdemu możliwość poznania ich treści[12].
Mając na uwadze dochodzenie roszczeń, podkreśla się, że już samo zaistnienie sytuacji, która powoduje zagrożenie dla dobra osobistego konkretnego podmiotu, aktualizuje możliwość wystąpienia z roszczeniem o zaniechanie takiego działania[13].
W ramach niemajątkowej ochrony dóbr osobistych możliwe jest również wystąpienie z roszczeniem o dopełnienie przez osobę, która dopuściła się naruszenia dóbr osobistych, czynności potrzebnych do usunięcia skutków[14].
Uzupełniająco należy wskazać, że ustawodawca przewidział także możliwość dochodzenia roszczeń majątkowych z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Sąd na podstawie art. 448 k.c. może przyznać temu, czyje dobro osobiste zostało naruszone, odpowiednią sumę tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub na jego żądanie zasądzić odpowiednią sumę pieniężną na wskazany przez niego cel społeczny, niezależnie od innych środków potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia, przy czym roszczenie o zadośćuczynienie przechodzi na spadkobierców tylko wtedy, gdy zostało uznane na piśmie albo gdy powództwo zostało wytoczone za życia poszkodowanego (art. 448 k.c. zdanie drugie).
W sytuacji, w której popełnione zostaje przez sprawcę przestępstwo np. przeciwko wolności, wolności sumienia i wyznania, wolności seksualnej i obyczajności czy również przeciwko czci i nietykalności cielesnej, może jednocześnie dojść do naruszenia dóbr osobistych pokrzywdzonego. Należy jednak podkreślić, że ustawodawca nie wykluczył dochodzenia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych w sytuacji równoczesnego wypełnienia przez sprawcę znamion przestępstwa lub wykroczenia.
Przykładem obrazującym taką sytuację może być znieważenie pokrzywdzonego w czasie interwencji funkcjonariuszy policji. Przestępstwo znieważenia jest ścigane z oskarżenia prywatnego[15], ale pokrzywdzony może zaniechać takiego działania, a w zamian za to wystąpić z roszczeniem z tytułu naruszenia dóbr osobistych[16]. W takiej sytuacji również notatka służbowa (urzędowa) funkcjonariuszy policji stanowić będzie (oprócz możliwości przesłuchania funkcjonariuszy policji w charakterze świadków) istotny środek dowodowy w postępowaniu cywilnym.
Przykładem spraw, które będą występowały w praktyce stosunkowo częściej niż wskazane wyżej sytuacje, są sprawy z zakresu prawa rodzinnego, a w szczególności sprawy rozwodowe, sprawy o pozbawienie bądź ograniczenie władzy rodzicielskiej czy sprawy o ustalenie kontaktów.
Niejednokrotnie na kanwie spraw z zakresu prawa rodzinnego interwencje funkcjonariuszy policji obejmują zdarzenia, które mogą mieć istotne znaczenie dla wykazania wyłącznej winy małżonka w sprawie o rozwód bądź nadużywania władzy rodzicielskiej przez rodzica czy też zasadności ustalenia kontaktów z dzieckiem w obecności kuratora bądź innej osoby godnej zaufania.
Taka sytuacja może mieć miejsce chociażby w przypadku grożenia innej osobie popełnieniem przestępstwa na jej szkodę lub szkodę osoby najbliższej, jeżeli groźba wzbudza w zagrożonym uzasadnioną obawę, że będzie spełniona (art. 190 § 1 k.k.), przy czym przestępstwo to jest ścigane na wniosek pokrzywdzonego.
Ponadto przestępstwem ściganym z oskarżenia prywatnego jest uderzenie człowieka lub naruszenie jego nietykalności cielesnej w inny sposób (art. 217 § 1 i 3 k.k.). Taka sytuacja również może wystąpić na kanwie spraw rodzinnych, w których mamy do czynienia z przemocą domową.
Kolejnym przykładem przestępstwa, które byłoby ścigane na wniosek osoby najbliższej niezamieszkującej wspólnie ze sprawcą, jest nieumyślne spowodowanie przez sprawcę lekkiego bądź średniego uszczerbku na zdrowiu (art. 157 § 5 k.k.). Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy małżonkowie pozostają w separacji faktycznej, na skutek czego zamieszkują w odrębnych nieruchomościach.
Wszystkie wskazane wyżej przykłady uzależniają wszczęcie postępowania karnego od decyzji pokrzywdzonego. Co za tym idzie możemy mieć do czynienia z sytuacją, w której ofiara z obawy przed sprawcą nie będzie chciała wszczynać postępowania karnego przeciwko sprawcy, a mimo to będzie chciała wykorzystać udokumentowane przejawy przemocy domowej jako dowód w toczącej się sprawie rodzinnej.
3. Notatka służbowa (urzędowa) funkcjonariuszy policji jako dowód w procesie cywilnym
Zgodnie z art. 244 § 1 k.p.c.[17] dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone[18].
W judykaturze wskazuje się, że notatki policyjne stanowią dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 § 1 k.p.c., co w konsekwencji wpływa na moc dowodową takiego dokumentu. Jednocześnie podkreśla się, że mimo objęcia takiego dokumentu domniemaniem zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych nie stosuje się do takiego dokumentu regulacji stanowiącej o mocy wiążącej wyroków karnych w postępowaniu cywilnym (art. 11 k.p.c.)[19].
Co istotne, powyższe domniemanie w przypadku dokumentów opisowych (a taki niewątpliwie stanowi notatka policyjna) odnosi się wyłącznie do twierdzeń osoby sporządzającej taki dokument – w tym wypadku funkcjonariuszy policji, nie obejmuje ono natomiast oświadczeń innych osób, które zostały jedynie utrwalone przez osobę przygotowującą taki dokument[20].
Należy podkreślić, że zarówno domniemanie prawdziwości dokumentu urzędowego, jak i domniemanie zgodności z prawdą treści w nim zawartej może zostać obalone[21]. Niemniej jednak w orzecznictwie przyjmuje się, że „przewidziane zaś w art. 244 § 1 k.p.c. domniemanie zgodności z prawdą dokumentu urzędowego powoduje, że jest to najbardziej wiarygodny środek dowodowy w postępowaniu cywilnym, najczęściej mający dla sądu rozstrzygające znaczenie. Nadanie mocy prawnej dokumentu urzędowego ma więc istotne konsekwencje praktyczne, ponieważ dokument taki jest traktowany jako tzw. dowód zupełny, ograniczający lub nawet wyłączający stosowanie wobec niego zasady swobodnej oceny dowodów”[22].
Uzupełniająco należy również wskazać, że na podstawie art. 248 § 1 k.p.c. każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne.
Sąd do przedstawienia takiego dokumentu może zobowiązać zarówno stronę, jak i osoby trzecie, które są w posiadaniu takowego dokumentu, ale nie są związane z toczącym się postępowaniem[23].
Co za tym idzie sąd może zwrócić się bezpośrednio do jednostki policji o wydanie notatek służbowych (urzędowych) funkcjonariuszy policji, które miałyby istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, ale może również zobowiązać stronę do przedłożenia powołanych dokumentów, w tym również pod rygorem pominięcia tego dowodu. W takiej sytuacji strona może oczywiście wskazać sądowi, że nie jest w posiadaniu takiego dokumentu, ale może również wystąpić z wnioskiem do danej jednostki policji o udostępnienie notatek służbowych (urzędowych), które zostały sporządzone w związku z interwencją funkcjonariuszy policji. W praktyce co do zasady notatki służbowe (urzędowe) funkcjonariuszy policji nie są samoczynnie udostępniane na żądanie strony. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których komendant policji zwraca się do wnioskodawcy z prośbą o wskazanie podstawy prawnej zezwalającej na udostępnienie powołanych dokumentów. W takim wypadku strona oczywiście może powołać się na zobowiązanie sądu, niemniej jednak ustawa o Policji nie reguluje trybu, w jakim wnioskodawca mógłby uzyskać dostęp do powołanych dokumentów.
Sytuacja jest niewątpliwie mniej skomplikowana, gdy toczy się postępowanie karne bądź postępowanie w sprawach o wykroczenia, bowiem wówczas strona może uzyskać dostęp do akt na podstawie art. 156 § 1 Kodeksu postępowania karnego[24] bądź na podstawie art. 38 § 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia[25]. Odmiennie jednak sytuacja wygląda w przypadku, gdy takie postępowanie się nie toczy bądź gdy osoba, która chce uzyskać dostęp do notatek funkcjonariuszy policji, jest zupełnie niezwiązana ze sprawą. Przykładem jest sytuacja, w której immisje dotykają kilku nieruchomości sąsiednich, natomiast wyłącznie jeden z sąsiadów zawiadamiał funkcjonariuszy policji o zakłócaniu spokoju lub spoczynku nocnego. Pozostali sąsiedzi niewątpliwie mogliby wykorzystać notatki służbowe (urzędowe) funkcjonariuszy policji w toczącym się postępowaniu cywilnym, jednak uzyskanie ich przed wszczęciem postępowania wymagałoby wskazania odpowiedniej podstawy prawnej, która pozwalałaby uzyskać dostęp do powołanych dokumentów.
4. Uzyskanie dostępu do notatki służbowej (urzędowej) funkcjonariuszy policji w trybie dostępu
do informacji publicznej
Prawo dostępu do informacji publicznej zostało zagwarantowanie w art. 61 ust. 1 Konstytucji RP[26]. Szczegółowe zagadnienia w tym zakresie reguluje ustawa o dostępie do informacji publicznej[27], która wskazuje, że każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie (art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej)[28]. W doktrynie podkreśla się, że zagwarantowane konstytucyjnie prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje obywatelom, natomiast ustawa o dostępie do informacji publicznej rozszerzyła zakres podmiotowy tego prawa, wskazując, że przysługuje ono każdemu[29]. Warto jednocześnie zauważyć, że informacja publiczna nie jest równoznaczna z faktem posiadającym istotne znaczenie dla ogółu[30].
Dostęp do informacji publicznej posiada istotne znaczenie z punktu widzenia jawności życia publicznego, pozwala bowiem na kontrolowanie działań podejmowanych przez przedstawicieli władzy publicznej[31].
Mając na uwadze rozważania odnoszące się do powołania notatki funkcjonariuszy policji jako środka dowodowego w procesie cywilnym, należy się zastanowić, czy informacje zawarte w takiej notatce podlegają udostępnieniu w trybie art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Z uwagi na fakt, iż ustawa o dostępie do informacji zawiera otwarty katalog informacji publicznych podlegających udostępnieniu (art. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej), udzielenie odpowiedzi na powyższe pytanie wymaga przeanalizowania orzecznictwa sądów administracyjnych.
W tym kontekście zasadnicze znaczenie ma ustalenie, czy informacje publiczne mogą odnosić się również do osób prywatnych. W judykaturze wskazuje się, że bez znaczenia pozostaje fakt, do jakiego podmiotu jest kierowana informacja pochodząca od władzy publicznej przybierająca postać dokumentów urzędowych, wystąpień czy nawet ocen. Zdaniem sądu bez znaczenia pozostaje również rodzaj sprawy, której te informacje dotyczą. W ocenie sądu wszelkie informacje w obszarze kompetencji władzy publicznej (w tym podmiotów, które ją realizują bądź zarządzają majątkiem Skarbu Państwa lub mieniem komunalnym) stanowić będą informację publiczną, a w konsekwencji mogą się odnosić one również do osób prywatnych[32].
Ponadto wskazuje się, że informację publiczną stanowić będą zarówno dokumenty sporządzone bezpośrednio przez organ zobowiązany do udzielenia informacji publicznej, jak również pochodzące od innych podmiotów, ale wykorzystywane do wykonywania zadań wynikających z przepisów prawa[33].
W tym miejscu należy podkreślić, że sądy administracyjne wielokrotnie analizowały zagadnienie możliwości przekazania kopii notatek policyjnych dotyczących interwencji, postępowań lub innych czynności podejmowanych przez funkcjonariuszy policji w trybie dostępu do informacji publicznej. W oparciu o analizę omawianego zagadnienia ukształtowała się jednolita linia orzecznicza, zgodnie z którą przekazanie dokumentów odbywa się w ramach zagwarantowanego prawa dostępu do informacji publicznej.
Ustawodawca w art. 4 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej wskazał, że władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne są obowiązane do udostępniania informacji publicznej, wskazując jednocześnie na otwarty katalog tych podmiotów.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 24 lipca 2014 r. doprecyzował, że kierownik posterunku policji jest również organem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Co więcej, sąd wskazał, że w świetle powołanej ustawy zarówno notatki służbowe funkcjonariuszy policji odnoszące się do przeprowadzonych interwencji, jak również kopie notatników służbowych funkcjonariuszy policji stanowią informację publiczną, o której udzielenie może wnosić wnioskodawca. Sąd wskazał, że wynika to z faktu, iż powołane dokumenty ukazują sposób działania oraz czynności podejmowane przez funkcjonariuszy policji, którzy wykonują działania publiczne. Zdaniem sądu udostępnienia właśnie takich informacji może żądać obywatel, ponieważ jest to m.in. przejawem kontroli społecznej wykonywanej przez obywateli w zakresie prawidłowości podejmowanych działań[34].
Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie również na kanwie innych orzeczeń wydawanych przez sądy administracyjne. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 20 listopada 2018 r. wskazał, że każda informacja pochodząca od władzy publicznej posiada walor informacji publicznej bez względu na formę jej utrwalenia – z tego też względu notatki służbowe sporządzane przez funkcjonariuszy policji bądź przez straż miejską stanowią informację publiczną podlegającą udostępnieniu. Sąd ten podkreślił również, że możliwe są dwa odstępstwa od zasady udostępniania powołanych wyżej dokumentów: po pierwsze, gdy mamy do czynienia z notatkami nieoficjalnymi (np. projekty notatek bądź notatki utrwalone w brudnopisie), a po drugie, gdy notatki znajdują się w aktach sądowych bądź w aktach postępowania przygotowawczego sprawy karnej[35]. Udostępnieniu nie będą podlegały również informacje niejawne występujące zarówno w postępowaniach procesowych, jak i pozaprocesowych prowadzonych przez funkcjonariuszy policji.
Uzupełniająco należy wskazać na stanowisko wyrażone w wyroku z 5 września 2012 r. przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, który podkreślił, że „akta prowadzonych przez organ policji spraw, bez względu na ich rodzaj i charakter, zawierają informację o jego działalności. Notatki urzędowe funkcjonariuszy policji, niezależnie od tego, czy zostały sporządzone odręcznie, czy też w formie wydruku elektronicznego, czy maszynopisu, protokoły z przesłuchań świadków w sprawie o wykroczenie oraz wszelkie pisma urzędowe wychodzące z organu policji i wpływające do niego w związku z prowadzoną sprawą o wykroczenie posiadają walor informacji publicznej”[36].
Warto również podkreślić, że na podstawie art. 21 ustawy o dostępie do informacji publicznej do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o udostępnienie informacji publicznej stosuje się przepisy ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[37]. Co za tym idzie możliwe jest złożenie skargi na bezczynność organu w sprawie rozpatrzenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Ponadto nieudostępnienie informacji publicznej wbrew ciążącemu na organie obowiązkowi stanowi przestępstwo stypizowane w art. 23 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
5. Udostępnienie notatki służbowej (urzędowej) funkcjonariuszy policji a ochrona danych osobowych
Analizując problematykę uzyskania dostępu do notatki służbowej (urzędowej) funkcjonariuszy policji, należy wskazać, że co do zasady taki dokument będzie zawierał dane osobowe. W orzecznictwie wskazuje się, że nie przesądza to jednak o tym, że taki dokument nie stanowi informacji publicznej, a co za tym idzie nie stanowi to przesłanki zwalniającej z obowiązku udostępnienia takiego dokumentu[38].
Należy jednak zastanowić się, czy takie działanie nie narusza przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)[39].
Zasadnicze znaczenie ma w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytanie wyraża się w stanowisku przedstawionym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który wskazał, że pozyskiwanie i wykorzystywanie danych osobowych innej osoby w celu obrony swoich praw przed sądem spełnia przesłankę działania w prawnie uzasadnionym interesie, a co za tym idzie jest zgodne z art. 6 ust. 1 lit. f RODO[40].
W doktrynie podkreśla się bowiem, że konieczne jest wyważenie interesów – z jednej strony administratora danych osobowych oraz z drugiej strony osoby, do której odnoszą się dane osobowe[41].
Oczywiście każdy stan faktyczny należy rozpatrywać indywidualnie, jednak co do zasady udostępnienie notatek służbowych (urzędowych) funkcjonariuszy policji w celu dochodzenia swoich praw na drodze sądowej nie narusza prawa ochrony danych osobowych, jeżeli została spełniona przesłanka, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Podsumowanie
Mając na uwadze powyższe rozważania, stwierdzić należy, że notatki służbowe (urzędowe) funkcjonariuszy policji mogą stanowić istotny środek dowodowy w procesie cywilnym. W praktyce nabierają one szczególnego znaczenia, gdy zachodzi konieczność wykazania powołanych przez stronę faktów w sprawach z zakresu prawa rodzinnego. Niemniej jednak mogą być one wykorzystywane również przy dochodzeniu innych roszczeń, np. z tytułu naruszenia dóbr osobistych czy też w przypadku wytoczenia powództwa o zaprzestanie immisji.
Jeżeli w trakcie toczącego się postępowania sąd zobowiąże stronę do przedłożenia notatek służbowych (urzędowych) z interwencji funkcjonariuszy policji, strona oczywiście może wskazać we wniosku o udostępnienie powołanych dokumentów, że jest to konieczne dla wykazania faktów mających istotne znaczenie dla sprawy, dlatego też sąd wezwał stronę do ich przedłożenia. Niemniej jednak należy pamiętać, że zgodnie z ugruntowanym w tym zakresie stanowiskiem judykatury uzyskanie dostępu do notatek służbowych funkcjonariuszy policji jest zagwarantowane w ramach prawa dostępu do informacji publicznej.
W konsekwencji, jeżeli mamy do czynienia z oficjalnymi notatkami służbowymi (urzędowymi) sporządzonymi przez funkcjonariuszy policji, organ nie może odmówić ich udostępnienia, chyba że powołane dokumenty odnoszą się do informacji niejawnych bądź zostały dołączone do akt postępowania, w związku z czym odrębne przepisy określałyby zasady i tryb dostępu do tych informacji.
Ponadto uzyskanie dostępu do notatek służbowych (urzędowych) funkcjonariuszy policji w celu dochodzenia swoich praw na drodze sądowej spełnia przesłankę, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Co za tym idzie strona może uzyskać dostęp do notatek urzędowych (służbowych) funkcjonariuszy policji i wykorzystać je w procesie cywilnym bez względu na fakt, czy w są w nich zawarte dane osobowe innej osoby.
Bibliografia
Literatura
Batory W., Dobra osobiste i ich ochrona na gruncie kodeksu cywilnego,„Roczniki Nauk Prawnych” 2019, nr 1.
Czerwińska B., Dokumenty urzędowe i dokumenty prywatne jako środki dowodowe w postępowaniu cywilnym, „Acta Erasmiana” 2016, t. XI.
Dalka S., Dowód z dokumentów w sądowym postępowaniu cywilnym, „Palestra” 1974, nr 8–9.
Flaga-Gieruszyńska K., Zieliński A., Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, wyd. 10, Warszawa 2019, art. 248, Legalis.
Frańczuk M., Hałas jako immisje sąsiedzkie a prawo do spokojnego zamieszkiwania, „Świat Nieruchomości” 2018, nr 2(104).
Grzeszak T., Dobro osobiste jako dobro zindywidualizowane,„Przegląd Sądowy” 2018, nr 4.
Jastrzębski J., Kilka uwag o naprawieniu szkody niemajątkowej, „Palestra” 2005, nr 3–4.
Kędzierska B., Szwejkowska M., Dostęp do informacji publicznej a prawna ochrona tajemnicy przedsiębiorcy, [w:] Zarządzanie informacją i energią w systemie bezpieczeństwa Unii Europejskiej, red.B. Sitek, R. Trzaskalik, Józefów 2010.
Konstytucja RP. Tom I. Komentarz do art. 1–86, red. M. Safjan, L. Bosek, Warszawa 2016, art. 61, Legalis.
Krawczyk M., Zakres dopuszczalnych immisji pośrednich w stosunkach sąsiedzkich w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego, sądów powszechnych i administracyjnych – zarys problematyki, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach” 2018, nr 117.
Piskorz-Ryń A., Dostęp do informacji publicznej: zasady konstrukcyjne ustawy, „Kwartalnik Prawa Publicznego” 2002, nr 2/4.
Radwański Z., Olejniczak A., Prawo cywilne – część ogólna,Warszawa 2015.
Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, red. P. Litwiński, Warszawa 2018, art. 6, Legalis.
Sieńko M. [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Art. 1–477(16), wyd. IV, red. M. Manowska, Warszawa 2021, art. 244, LEX.
Szpunar A., O niemajątkowych środkach ochrony dóbr osobistych, „Ruch Prawniczy, Ekonomiczny i Socjologiczny” 1984.
Szwejkowska M., Kędzierska B., Dostęp do informacji publicznej jako konieczny warunek do realizacji idei społeczeństwa informacyjnego, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług” 2011, nr 67.
Turczyn A. [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Postępowanie procesowe. Komentarz aktualizowany, red. O. M. Piaskowska, komentarz do art. 244, LEX.
Orzecznictwo
Uchwała SN z 4 marca 1975 r., III CZP 89/74, OSNC 1976, nr 1, poz. 7.
Wyrok WSA w Warszawie z 31 sierpnia 2005 r., II SA/Wa 1009/05, LEX nr 188310.
Wyrok WSA w Warszawie z 9 stycznia 2006 r., II SA/Wa 2043/05, Legalis nr 77297.
Wyrok WSA w Łodzi z 5 września 2012 r., II SAB/Łd 73/12, LEX nr 1216076.
Wyrok WSA w Poznaniu z 24 lipca 2014 r., II SAB/Po 46/14, LEX nr 1513615.
Wyrok SO w Gliwicach z 24 lipca 2014 r., III Ca 408/14, LEX nr 1856997.
Wyrok SA w Łodzi z 1 sierpnia 2018 r., I ACa 1414/17, LEX nr 2596507.
Wyrok WSA we Wrocławiu z 20 listopada 2018 r., IV SAB/Wr 179/18, LEX nr 2602331.
Wyrok WSA w Szczecinie z 22 sierpnia 2019 r., II SAB/Sz 21/19, LEX nr 2720850.
Wyrok SA w Warszawie z 4 grudnia 2019 r., VI ACa 564/19, LEX nr 3051409.
Źródła internetowe
Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 15 maja 2019 r., znak ZSPU.440.423.2018, [online] https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.440.423.2018.
[1] Ustawa z 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 360 z późn. zm., dalej jako: ustawa o Policji).
[2] Por. zarządzenie nr 21 Komendanta Głównego Policji z 13 lipca 2020 r. w sprawie niektórych form organizacji i ewidencji czynności wyjaśniających w sprawach o wykroczenia (Dz.Urz. KGP z 2020 r., poz. 36).
[3] Art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o Policji.
[4] M. Krawczyk, Zakres dopuszczalnych immisji pośrednich w stosunkach sąsiedzkich w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego, sądów powszechnych i administracyjnych – zarys problematyki, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach” 2018, nr 117, s. 73.
[5] Uchwała SN z 4 marca 1975 r., III CZP 89/74, OSNC 1976, nr 1, poz. 7.
[6] Ustawa z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 281 z późn. zm.).
[7] M. Frańczuk, Hałas jako immisje sąsiedzkie a prawo do spokojnego zamieszkiwania, „Świat Nieruchomości” 2018, nr 2(104), s. 33.
[8] Ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1444 z późn. zm., dalej jako k.k.).
[9] Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1740 z późn. zm., dalej jako k.c.).
[10] T. Grzeszak, Dobro osobiste jako dobro zindywidualizowane, „Przegląd Sądowy” 2018, nr 4, s. 18 i n.
[11] Z. Radwański, A. Olejniczak, Prawo cywilne – część ogólna,Warszawa 2015, s. 157.
[12] J. Jastrzębski, Kilka uwag o naprawieniu szkody niemajątkowej, „Palestra” 2005, nr 3–4, s. 36.
[13] W. Batory, Dobra osobiste i ich ochrona na gruncie kodeksu cywilnego, „Roczniki Nauk Prawnych” 2019, nr 1, s. 14.
[14] A. Szpunar, O niemajątkowych środkach ochrony dóbr osobistych, „Ruch Prawniczy, Ekonomiczny i Socjologiczny” 1984, nr 3, s. 28.
[15] Art. 216 § 5 k.k.
[16] Należy jednak pamiętać, że nawet prawomocne skazanie sprawcy za znieważenie pokrzywdzonego nie implikuje twierdzenia, że automatycznie mamy do czynienia z naruszeniem dóbr osobistych, zob. wyrok SA w Łodzi z 1 sierpnia 2018 r., I ACa 1414/17, LEX nr 2596507.
[17] Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1575 z późn. zm., dalej jako k.p.c.).
[18] Zob. B. Czerwińska, Dokumenty urzędowe i dokumenty prywatne jako środki dowodowe w postępowaniu cywilnym, „Acta Erasmiana” 2016, t. XI, s. 14–17; S. Dalka, Dowód z dokumentów w sądowym postępowaniu cywilnym, „Palestra” 1974, nr 8–9, s. 50–52.
[19] Wyrok SO w Gliwicach z 24 lipca 2014 r., III Ca 408/14, LEX nr 1856997.
[20] A. Turczyn [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Postępowanie procesowe. Komentarz aktualizowany,red. O. M. Piaskowska, komentarz do art. 244, dostęp w systemie LEX.
[21] M. Sieńko [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Art. 1–477(16), wyd. IV, red. M. Manowska, Warszawa 2021, art. 244, dostęp w systemie LEX.
[22] Wyrok SA w Warszawie z 4 grudnia 2019 r., VI ACa 564/19, LEX nr 3051409.
[23] K. Flaga-Gieruszyńska, A. Zieliński, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, wyd. 10, Warszawa 2019, art. 248, dostęp w systemie Legalis.
[24] Ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 30 z późn. zm.).
[25] Ustawa z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 729 z późn. zm.).
[26] Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U. nr 78, poz. 483 z późn. zm.).
[27] Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 2176).
[28] Zob. B. Kędzierska, M. Szwejkowska, Dostęp do informacji publicznej a prawna ochrona tajemnicy przedsiębiorcy, [w:] Zarządzanie informacją i energią w systemie bezpieczeństwa Unii Europejskiej, red. B. Sitek, R. Trzaskalik, Józefów 2010, s. 224–226.
[29] Konstytucja RP. Tom I. Komentarz do art. 1–86, red. M. Safjan, L. Bosek, Warszawa 2016, art. 61, dostęp w systemie Legalis.
[30] A. Piskorz-Ryń, Dostęp do informacji publicznej: zasady konstrukcyjne ustawy, „Kwartalnik Prawa Publicznego” 2002, nr 2/4, s. 190.
[31] M. Szwejkowska, B. Kędzierska, Dostęp do informacji publicznej jako konieczny warunek do realizacji idei społeczeństwa informacyjnego, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług” 2011, nr 67, s. 119.
[32] Wyrok WSA w Warszawie z 31 sierpnia 2005 r., II SA/Wa 1009/05, LEX nr 188310.
[33] Wyrok WSA w Warszawie z 9 stycznia 2006 r., II SA/Wa 2043/05, Legalis nr 77297.
[34] Wyrok WSA w Poznaniu z 24 lipca 2014 r., II SAB/Po 46/14, LEX nr 1513615.
[35] Wyrok WSA we Wrocławiu z 20 listopada 2018 r., IV SAB/Wr 179/18, LEX nr 2602331.
[36] Wyrok WSA w Łodzi z 5 września 2012 r., II SAB/Łd 73/12, LEX nr 1216076.
[37] Ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).
[38] Wyrok WSA w Szczecinie z 22 sierpnia 2019 r., II SAB/Sz 21/19, LEX nr 2720850.
[39] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz.U. UE. L z 2016 r., nr 119, s. 1 z późn. zm., dalej jako RODO.
[40] Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 15 maja 2019 r., znak ZSPU.440.423.2018, [online] https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.440.423.2018 [dostęp: 13 lutego 2021 r.].
[41] Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, red. P. Litwiński, Warszawa 2018, art. 6, dostęp w systemie Legalis.
