Protection of personal data in submitting applications to public administration bodies in general administrative proceedings. Part One
The aim of this article is to indicate the general problems regarding the protection of personal data of participants in administrative proceedings in submitting applications to public administration bodies. Since May 4, 2019, general administrative proceedings are governed by the provisions of, among others, Articles 2a, 61 § 5, 61a § 1 sentence 2, 65 § 1a, 66 § 1 sentence 3 of the Polish Code of Administrative Procedure, applied in conjunction with Article 13(1) and (2), Article 15 and Article 18 of the General Data Protection Regulation (GDPR). The provisions of the Polish Code of Administrative Procedure indicate expressis verbis the moment of the execution of an obligation to share information by the authority and its form, while – in the remaining areas – the provisions of the GDPR, which determine the content of the information and the rules of its disclosure, shall apply. This matter is covered by two complementary studies, presented in parts. The first one specifies what is meant as a „submission” in the general administrative procedure, as well as outlines the acceptable forms and ways of submission of applications. It also defines the moment of the execution of an obligation to share information by the public administration body and the subjective scope of this obligation. The second part of the study analyses the form and scope of the obligation, describes how this obligation should be implemented in the event of a change in the purpose and scope of data processing and which rules determine its implementation. It is also specified how the scope of the execution of an obligation to share information by the public administration body appears in relation to the party’s legal representative. The assessment of amendments made to the Polish Code of Administrative Procedure is also conducted, mainly from the praxis and teleological point of view.
Keywords: General Data Protection Regulation (GDPR), administrative procedure, submissions, personal data protection, means of electronic communication
Słowa kluczowe: rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), postępowanie administracyjne, podania, ochrona danych osobowych, środki komunikacji elektronicznej
1. Wprowadzenie
Jednym z celów współczesnego państwa jest m.in. ochrona danych osobowych uczestników postępowania przed organami państwa, w tym także stron i innych uczestników ogólnego postępowania administracyjnego (uregulowanego w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego[1]). Od 4 maja 2019 r. ochrona ta znajduje expressis verbis swoje odzwierciedlenie m.in. w postaci nowo dodanych do kodyfikacji administracyjnej przepisów art. 2a, art. 61 § 5, art. 61a § 1 zd. 2, art. 65 § 1a, art. 66 § 1 zd. 3 k.p.a., stosowanych w zw. z art. 13 ust. 1 i ust. 2, art. 15 i art. 18 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)[2], cyt. dalej jako „RODO”. W niniejszym opracowaniu skupiono się na problematyce ochrony danych osobowych stron (oraz innych uczestników ogólnego postępowania administracyjnego) przy wniesieniu przez te podmioty podania do organu administracji publicznej. Ponieważ przepisy k.p.a. wskazują na moment realizacji obowiązku informacyjnego oraz jego formę, w pozostałym zakresie zastosowanie znajdą przepisy RODO, które ustalają treść informacji (art. 13 ust. 1–2 RODO) oraz zasady jej udzielania (art. 12 ust. 1, ust. 5, ust. 7–8 RODO). Z uwagi na bardzo szeroki zakres poruszanej problematyki zagadnienie ochrony danych osobowych uczestników postępowania administracyjnego ujęto w dwóch dopełniających się opracowaniach stanowiących powiązane ze sobą części. W niniejszej części określono, co należy rozumieć przez podanie w ogólnym postępowaniu administracyjnym, a także zarysowano dopuszczalne formy wnoszenia podań i sposoby ich wnoszenia. Szczególną uwagę poświęcono przede wszystkim również takim problemom, jak moment powstania obowiązku informacyjnego organu administracji publicznej oraz zakres podmiotowy tego obowiązku, tj. wskazanie, jakie podmioty obowiązek ten obejmuje, jakie zaś są spod jego zakresu wyłączone.
2. Pojęcie „podanie” w ogólnym
postępowaniu administracyjnym
Termin „podanie” w ogólnym postępowaniu administracyjnym ma charakter normatywny i najogólniej można uznać go za odpowiednik pisma procesowego w postępowaniach sądowych. Przepis art. 63 § 1 k.p.a. nie podaje normatywnej definicji podania; stanowi jedynie, że należą do nich „żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia”. W świetle poglądów doktryny oraz orzecznictwa sądów administracyjnych podaniami są oświadczenia stron oraz niektórych innych uczestników postępowania[3], kierowane do organu administracji publicznej, zawierające minimum elementów wymaganych przez prawo[4]. Podania to przede wszystkim oświadczenia woli stron oraz niektórych innych uczestników postępowania (np. żądania, odwołania, zażalenia), rzadziej oświadczenia wiedzy lub stosunku[5] tych podmiotów (np. wyjaśnienia strony z art. 79 § 2 in fine i art. 95 § 1 k.p.a.). Przedstawione w art. 63 § 1 k.p.a. wyliczenie rodzajów podań nie ma charakteru numerus clausus. Doktryna i orzecznictwo sądowe za podanie uznają także m.in. sprzeciw prokuratorski (art. 184 k.p.a.)[6], zgodę stron ubocznych[7] na uchylenie lub zmianę decyzji zgodnie z żądaniem odwołania (art. 132 § 2 k.p.a.)[8], oświadczenie („brak sprzeciwu”) strony ubocznej, o którym mowa w art. 105 § 2 k.p.a., zgodę strony ubocznej na zmianę lub uchylenie decyzji ostatecznej w trybie art. 155 k.p.a., wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 127 § 3 k.p.a.)[9], ponaglenie (art. 37 k.p.a.), prośbę o przywrócenie terminu (art. 58 k.p.a.)[10], wniosek o cofnięcie odwołania (art. 137 k.p.a.), zrzeczenie się odwołania (art. 127a k.p.a.)[11] itd. Nie są natomiast podaniami skargi i wnioski z działu VIII k.p.a., wnioski o wydanie zaświadczenia oraz petycje regulowane ustawą z 11 lipca 2014 r. o petycjach[12]. Skargi do WSA i NSA zaliczane są natomiast do pism procesowych w postępowaniu sądowoadministracyjnym.
Podania wnoszone są w celu wszczęcia postępowania (np. wniosek strony lub uczestnika na prawach strony o wszczęcie postępowania), a także w trakcie jego trwania (np. wniosek strony o zawieszenie postępowania, wniosek strony o umorzenie postępowania), niekiedy po jego zakończeniu w formie decyzji lub milcząco (np. wniosek strony o udostępnienie akt postępowania – art. 73 k.p.a.) i służą komunikacji strony oraz niektórych innych uczestników postępowania z organem administracji we wszystkich jego stadiach[13].
Ponieważ wnoszeniem podań rządzi zasada minimalnej formalizacji czynności procesowych stron i innych uczestników[14], wymagania co do treści podania są określone stosunkowo liberalnie. W zależności od tego, czy podanie wnoszone jest w formie dokumentu elektronicznego, klasycznego czy w formie ustnej, przepisy prawa przewidują w pewnej części odmienne uregulowania. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, w podaniu wnoszonym w formie dokumentu klasycznego (na piśmie) powinny znaleźć się jedynie tzw. elementy minimalne (art. 63 § 2–3b k.p.a.). Są to: wskazanie osoby, od której podanie pochodzi, jej adres, żądanie (np. wszczęcia postępowania, rozpatrzenia odwołania) oraz własnoręczny podpis wnoszącego. Wymagania stawiane podaniom wnoszonym w formie dokumentu elektronicznego różnią się od podań wnoszonych w formie pisemnej (i ustnej) przede wszystkim zakresem warunków formalnych[15], jakie stawia im k.p.a., ewentualnie stawiają przepisy szczególne. Podania w formie dokumentu elektronicznego powinny zatem zawierać minimum ustalonych przez k.p.a. (bądź przepisy szczególne) elementów[16] oraz zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. Format danych to szczegółowo określony sposób zapisania informacji przeznaczonej do przechowywania w pliku komputerowym[17]. Natomiast wzory podań w formie dokumentu elektronicznego są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej organu odpowiedzialnego za ich opracowanie lub w innym systemie informatycznym (art. 16a u.i.d.p.) oraz w CRWDE umieszczonym na ePUAP. Obligatoryjnym elementem podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego powinien być także adres elektroniczny wnoszącego podanie, przez który rozumie się oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności pocztę elektroniczną (ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną)[18]. Przykładem adresu elektronicznego w postępowaniu administracyjnym oprócz adresu poczty elektronicznej jest także adres skrzynki ePUAP czy adres skrzynki na innej podobnej platformie internetowej (np. PUE ZUS). Przychylamy się do poglądu G. Sibigi, że wskazanie adresu elektronicznego nie zwalnia wnoszącego podanie od wskazania adresu zamieszkania (lub pobytu), gdyż w wielu rodzajach spraw to właśnie miejsce zamieszkania (pobytu) przesądza o właściwości organu administracji publicznej do załatwienia danej sprawy. Ponadto w trakcie postępowania może dojść do zmiany sposobu doręczania pism z elektronicznego na tradycyjny[19].
Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym lub podpisem osobistym bądź też uwierzytelnione (przez zastosowanie innych technologii) w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.
Niekiedy przepisy szczególne przewidują dodatkowe elementy, mniej lub bardziej uszczegóławiające treść podania wnoszonego zarówno w formie dokumentu klasycznego, jak i elektronicznego. Ustawodawca stawia zwykle dodatkowe, niekiedy bardzo szczegółowe, wymagania podaniom inicjującym postępowanie administracyjne, tj. przede wszystkim wnioskom o wszczęcie postępowania. Kwalifikowanymi podaniami są również te, w których uprawnieni zgłaszają środki prawne od rozstrzygnięć wydanych w postępowaniu. I tak odwołanie (oraz wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy) i zażalenie na postanowienie powinny zawierać co najmniej elementy określone w art. 63 § 2 i 3b w zw. z art. 128 i art. 129, art. 127 § 3 i art. 144 k.p.a. oraz spełniać wymagania ustalone w przepisach szczególnych. Przepisy ustawy, a także doktryna i orzecznictwo sądowe formalizują także wnioski o uruchomienie trybów nadzwyczajnych, tj. o wznowienie postępowania[20] i o stwierdzenie nieważności decyzji[21].
3. Formy prowadzenia postępowania przez organ (art. 14 k.p.a.) i sposoby wnoszenia podań do organu administracji publicznej
Zgodnie z art. 14 § 1 k.p.a. „sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[22], doręczanego środkami komunikacji elektronicznej”. Podstawową formą sporządzania podań jest forma pisemna, która łączy się z pojęciem dokumentu klasycznego. Natomiast forma dokumentu elektronicznego jest równorzędną, a zarazem odrębną od formy pisemnej, formą sporządzania podań. Dokument elektroniczny oznacza „będący odrębną całością znaczeniową zbiór danych, uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych” (art. 14 § 1 k.p.a. w zw. z art. 3 pkt 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[23]). Sprawy mogą być również załatwiane w formie ustnej, która jednak stanowi wyjątek od zasady pisemności.
Od formy prowadzenia postępowania należy odróżnić sposoby wniesienia podania. Przepis art. 63 § 1 k.p.a. stanowi, że „podania (…) mogą być wnoszone do organów administracji publicznej pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”. Podanie może być zatem wniesione pisemnie, tj. wniesione osobiście do biura podawczego, lub doręczone organowi przesyłką rejestrowaną przez wyznaczonego operatora pocztowego w Polsce lub operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym), telegraficznie oraz telefaksem. Podanie może być również wniesione w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej (art. 63 § 3 i § 3a k.p.a.).
Należy wspomnieć, że wniesienie podania telegraficznie zostało znacząco ograniczone od 1 października 2018 r. Poczta Polska wycofała się bowiem z możliwości nadawania telegramów przez klientów indywidualnych. Usługa dostępna jest tylko dla podmiotów biznesowych, z którymi Poczta Polska zawarła odpowiednie umowy. Będą oni mogli nadawać telegramy do czasu wygaśnięcia tych umów. Ponadto samo telegraficzne wnoszenie podania ma już niewiele wspólnego z tradycyjnym telegrafem. Wiadomość (licząca w podstawowym pakiecie maksymalnie 160 znaków) nie jest bowiem nadawana tradycyjnym telegrafem, lecz wysyłana w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej do placówki oddawczej, gdzie jest drukowana i doręczana przez kuriera lub listonosza[24].
Wniesienie podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej oznacza wniesienie go za pomocą „rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi” (art. 3 pkt 4 u.i.d.p. w zw. z art. 2 pkt 5 u.ś.u.d.e.). Jak podkreśla się w doktrynie, zasadniczo jedynym środkiem komunikacji elektronicznej umożliwiającym złożenie w postępowaniu administracyjnym elektronicznego podania stanowi współcześnie elektroniczna skrzynka podawcza („ESP”). Zgodnie z art. 3 pkt 17 u.i.d.p. ESP jest publicznie dostępnym środkiem komunikacji elektronicznej służącym do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. ESP aktualnie udostępniana jest w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej („ePUAP”), regionalnych platform elektronicznych usług publicznych lub w innych systemach poza ePUAP. Powyższe nie oznacza jednak, że podania w postępowaniu administracyjnym nie mogą być wnoszone za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej, tj. dla przykładu za pomocą telefonów komórkowych (już telefony 3G mogą bowiem służyć do wykonywania niemal każdej czynności, jaką wykonuje komputer, w tym do przesłania wiadomości SMS czy MMS)[25], tabletów, aplikacji służących do zainstalowania na urządzeniach mobilnych, a także innych nienazwanych środków technicznych oraz takich, które właśnie powstają lub jeszcze nie powstały[26]. Wymienione rozwiązania co do zasady spełnią w procesie doręczenia do organu administracji publicznej elektronicznych podań jednakże wyłącznie zadanie funkcjonalne, to jest stanowią one jedynie środki techniczne umożliwiające wniesienie podania na ESP organu[27].
Podanie wniesione ustnie utrwala się w formie protokołu, podpisanego przez wnoszącego, oraz pracownika organu, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu (art. 63 § 3 k.p.a.).
O ile przepisy szczególne nie przewidują inaczej, wnoszący podanie może samodzielnie dokonać wyboru sposobu wniesienia podania. Ma on również prawo żądać potwierdzenia jego wniesienia (art. 63 § 4 i § 5 k.p.a.). Jeżeli podanie zostało wniesione w formie pisemnej, potwierdzenie następuje zwykle przez adnotację na kopii podania lub w drodze osobnego poświadczenia. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany z urzędu potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. Urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera: informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, i pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 63 § 5 k.p.a.). Jeżeli podanie wniesiono za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), sama ESP automatycznie generuje UPO. Żądanie potwierdzenia stanowi uprawnienie wnoszącego, stąd też organ nie może odmówić potwierdzenia wniesienia podania, nawet wówczas gdy podanie zawiera braki formalne. Potwierdzenie wniesienia podania umożliwia wykazanie, że podanie zostało w ogóle złożone, a także potwierdza termin jego wniesienia.
4. Obowiązek informacyjny organu administracji publicznej. Uwagi ogólne
Jak już wspomniano, ustawą z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE[28]dokonano zmiany k.p.a. w celu umożliwienia stosowania pod względem technicznym niektórych obowiązków w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ogólnym postępowaniu administracyjnym. Chodzi o ustanowione w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych („RODO”) obowiązki, stanowiące korelat niektórych wybranych uprawnień osób, których dane dotyczą, określonych w rozdziale III RODO („Prawa osób, których dane dotyczą”), tj. praw, o których mowa w: art. 13 ust. 1–2 (bierne uprawnienie informacyjne), art. 15 (prawo żądania uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych oraz kopii danych osobowych) i w art. 18 RODO (prawo żądania ograniczenia przechowywania)[29]. Jak słusznie podkreśla G. Sibiga, „wprowadzane zmiany w ustawie procesowej nie są jednak wymagane w RODO, a prawodawca krajowy jedynie zdecydował się na dookreślenie realizacji niektórych obowiązków ustanowionych w tym akcie, ustalenie relacji między uprawnieniami z RODO i czynnościami procesowymi uregulowanymi w k.p.a. oraz w pewnym wąskim zakresie ograniczenie uprawnienia informacyjnego osoby, której dane dotyczą, co dopuszcza się na zasadach określonych w art. 23 RODO. Zmieniane przepisy k.p.a. nie określają w sposób całościowy realizacji obowiązków ustanowionych RODO w zakresie danych osobowych przetwarzanych w postępowaniu administracyjnym [zm. i przyp. A. S., P. K.], ale odnoszą się jedynie do wybranych obowiązków, najpewniej uznanych przez prawodawcę za istotniejsze od pozostałych kwestii ochrony danych osobowych”[30]. W pozostałym zakresie do przetwarzania danych osobowych będą miały zastosowanie przepisy RODO oraz podstawowego aktu normatywnego uzupełniającego w krajowym porządku prawnym – ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych[31].
Zgodnie z motywem 1 RODO ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych jest jednym z praw podstawowych obywateli UE. Prawo to znajduje również uzewnętrznienie w art. 8 Karty Praw Podstawowych UE[32] (każdy ma prawo do ochrony danych osobowych, które go dotyczą) oraz art. 16 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej[33] (cyt. dalej jako „TFUE”), który stanowi, że każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących.
Zgodnie z treścią art. 2a § 1 k.p.a. kodeks „normuje (…) sposób wykonywania obowiązku, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO (…), w postępowaniach wymienionych w art. 1 i art. 2”. Wykonywanie tego obowiązku (art. 18 ust. 1 RODO) odbywa się niezależnie od obowiązków organów administracji publicznej przewidzianych w k.p.a. i nie wpływa na tok i wynik postępowania (art. 2a § 2 i § 3 k.p.a.). Obowiązek informacyjny nałożony na administratora w art. 13 ust. 1–2 RODO powinien być wykonany jednorazowo. Wykonanie go wobec osoby, której dane dotyczą, podczas jakiejkolwiek czynności zwalnia organ od ponawiania go w kolejnej czynności w postępowaniu, chyba że przekazana informacja zdezaktualizowała się (tzn. zakres lub treść informacji zostały zmienione)[34] lub zmianie uległ organ prowadzący postępowanie lub dokonujący tylko pewnych czynności w postępowaniu.
Analizowany przepis nie stanowi zatem regulacji kompleksowo wdrażającej do k.p.a. przepisów RODO, lecz jedynie dookreśla obowiązek informacyjny wynikający z RODO w aspekcie technicznym, m.in. poprzez wskazanie, kiedy i na jakich zasadach ma być przez organ administracji publicznej wykonywany. Stanowi wprowadzoną do k.p.a. regulację odrębną, której celem jest wyłącznie ochrona danych osobowych (zasada autonomiczności). To oznacza w szczególności, że: a) naruszenie regulacji art. 2a k.p.a. nie stanowi o wadliwości postępowania, b) niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z art. 2a k.p.a. nie wpływa na ciągłość postępowania; nie może stanowić m.in. przyczyny jego zawieszenia, a także c) z naruszenia regulacji art. 2a k.p.a. nie można, co do zasady, czynić zarzutu np. w odwołaniu od decyzji. Jak słusznie zauważa G. Sibiga, „biorąc pod uwagę powyższe, wydaje się, że wykonanie tych obowiązków nie powinno być nawet weryfikowane w kontroli instancyjnej oraz w kontroli sądowej”[35]. Powołując się na naruszenie art. 2a k.p.a., należy wszcząć odrębne postępowanie przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wprowadzone zmiany do Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wnoszenia podań w ogólnym postępowaniu administracyjnym obejmują przepisy: art. 54 § 1a k.p.a. (wezwania), art. 61 § 5, art. 61a § 1 zd. 2, art. 65 § 1a, art. 66 § 1 zd. 3 k.p.a.
5. Moment powstania obowiązku informacyjnego
organu administracji publicznej
Kodeks wprowadza ochronę prawną danych osobowych poprzez nałożenie na organ obowiązku wyczerpującego poinformowania strony lub innego uczestnika postępowania o treści art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie osób, od których dane te są bezpośrednio zbierane i których dane te dotyczą. Obowiązek ten jest zatem zasadniczo wyłączony w przypadku pozyskiwania przez organ danych osobowych z innych źródeł niż bezpośrednio od osób, których te dane dotyczą (art. 14 RODO oraz art. 4 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych[36], dalej „u.o.d.o.”), realizowany wyłącznie wobec osób fizycznych (z urzędu). Warto podkreślić, że powinność ta ma zastosowanie do wszystkich ludzi, a nie tylko do np. obywateli Polski czy UE. Organ nie musi zatem żądać od strony udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w toku postępowania.
Moment powstania po stronie organu obowiązku informacyjnego jest jedną z trudniejszych pod względem praktycznym powinności organu. W związku z tym w k.p.a. ustawodawca wprowadza jako zasadę, że moment wykonania obowiązku informacyjnego z art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO to moment dokonania przez organ administracji wobec podmiotu pierwszej czynności zewnętrznej w sprawie (art. 61 § 5 k.p.a.). W świetle tego przepisu „organ administracji publicznej przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie”.
Przede wszystkim należy zauważyć, że moment powstania po stronie organu obowiązku informacyjnego będzie zróżnicowany w zależności od sposobu wniesienia podania oraz od tego, czy postępowanie zostanie wszczęte z urzędu bądź na wniosek uprawnionego podmiotu. Prima facie wydaje się zatem, że – zgodnie z powyższą zasadą – w przypadku wszczęcia postępowania w związku z wpłynięciem kompletnego podania w formie pisemnej, doręczonego za pośrednictwem operatora pocztowego, pochodzącego od osoby fizycznej organ niezwłocznie po otrzymaniu podania, a jeszcze przed podjęciem działań w celu wszczęcia postępowania, powinien jej wysłać pismo zawierające wyłącznie klauzulę informacyjną, by wykonać obowiązek z art. 13 ust. 1–2 RODO. Wydaje się jednak, że takie „mnożenie” pism i formalności (sprzeczne dodatkowo z zasadą działania organu w sprawie wnikliwie i szybko, przy wykorzystaniu możliwie najprostszych środków prowadzących do jej załatwienia – art. 12 k.p.a.) nie było ratio legis ustawodawcy i wystarczy zawarcie klauzuli informacyjnej o treści art. 13 ust. 1–2 RODO przy dokonywaniu pierwszej czynności urzędowej w już wszczętym postępowaniu, tj. np. w treści postanowienia o przeprowadzeniu dowodu lub zawiadomienia o terminie i miejscu jego przeprowadzenia. Pogląd taki znajduje także potwierdzenie w motywach zawartych w uzasadnieniu projektu ustawy z 21 lutego 2019 r., wedle którego chodziło o połączenie czynności procesowych w postępowaniu z przekazaniem informacji, o których mowa w art. 13 ust. 1–2 RODO, w celu ograniczenia dodatkowych kosztów i działań organu administracji publicznej (będącego jednocześnie administratorem) związanych z odrębnymi czynnościami stanowiącymi wykonanie obowiązku informacyjnego wymaganego w RODO (np. wydania i doręczenia odrębnego pisma zawierającego informacje)[37].
Z kolei, jeżeli podanie zostało wniesione w formie pisemnej bezpośrednio do biura podawczego organu, zasadniczo celowe będzie przekazanie przez organ informacji w miejscu obsługi urzędu (tj. w tym biurze podawczym) przed lub w trakcie składania podania – poprzez ustne lub pisemne poinformowanie strony na urzędowo przygotowanym formularzu. Klauzula informacyjna może być także zawarta na formularzu potwierdzenia wniesienia podania (art. 63 § 4 k.p.a.), gdy wnoszący zażąda potwierdzenia jego wniesienia.
Moment dokonania obowiązku informacyjnego może być odmienny dla poszczególnych stron postępowania. Jeżeli strona wniosła wniosek o wszczęcie postępowania, w wyniku którego inne podmioty uzyskają status strony z uwagi na konieczność ochrony swojego interesu prawnego, realizacja obowiązku informacyjnego wobec strony głównej przebiegać powinna na jeden ze wskazanych wyżej sposobów. W tym przypadku mamy jednak do czynienia ze współuczestnictwem, stąd konieczne jest zawiadomienie o treści art. 13 ust. 1 i 2 RODO pozostałych stron. Zatem pierwszą czynnością związaną z uruchomieniem postępowania administracyjnego dla strony ubocznej będzie zawiadomienie jej o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie strony głównej (art. 61 § 4 w zw. z § 5 k.p.a.). Wraz z tą czynnością organ powinien wykonać wobec wymienionych stron ubocznych obowiązek informacyjny.
Jeżeli podanie wniesione zostało w formie pisemnej i dotknięte jest brakiem formalnym, klauzula informacyjna powinna zostać umieszczona w treści wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych podania (art. 64 § 2 k.p.a.).
Z kolei w sytuacji wniesienia podania przez stronę (innego uczestnika) w formie dokumentu elektronicznego przez ePUAP na urzędowym formularzu obowiązek informacyjny z art. 13 ust. 1–2 RODO aktualizuje się na etapie przedprocesowym w przypadku, gdy formularz ten zawiera stosowną klauzulę informacyjną. Warto w tym miejscu wskazać, że ustawodawca „zapomniał” dokonać zmiany uwzględniającej uszczegółowienie przepisów RODO w treści przepisów k.p.a. o doręczeniach. W rozdziale 8 działu I kodeksu brak bowiem regulacji expressis verbis dotyczącej umieszczenia klauzuli informacyjnej w treści UPO[38].
Ustawodawca uwzględnił sytuację, w której podanie wniósł podmiot, któremu ewidentnie nie przysługiwał status strony postępowania z powodu braku interesu prawnego możliwego do weryfikacji na „przedprocesowym” etapie postępowania. W takim przypadku pierwszą skierowaną do tego podmiotu czynnością, w treści której powinna znajdować się klauzula informacyjna, jest postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania (art. 61a § 1 w zw. z art. 61 § 5 k.p.a.). Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 61a § 1 zd. 2 „przepis art. 61 § 5 stosuje się odpowiednio”.
W przypadku uruchomienia toku instancji, zainicjowanego wniesieniem odwołania (wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) lub zażalenia, obowiązek informacyjny należy wykonać przy pierwszej czynności skierowanej do strony. Powinność ta powstaje, ponieważ organ odwoławczy jest innym podmiotem prawnoustrojowym niż organ pierwszej instancji, a obowiązek poinformowania strony (innych uczestników postępowania) powstaje także w sytuacji zmiany organu administracji publicznej (administratora danych osobowych) rozstrzygającego daną sprawę administracyjną. Obowiązek ten dotyczy także przypadku rozpatrywania wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdyż – mimo że jest to ustrojowo ten sam organ – dokonuje on oceny sprawy, działając jako organ odwoławczy, czyli w odmiennej roli procesowej; tj. rozpatruje sprawę na nowo i w zmienionym składzie. Pierwszą czynnością skierowaną do strony zawierającą klauzulę informacyjną może być w szczególności – w przypadku współuczestnictwa – zawiadomienie pozostałych stron o wniesieniu odwołania (wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) przez stronę główną. Klauzula informacyjna o treści art. 13 ust. 1 i 2 RODO może także znaleźć się w wezwaniu do uzupełniania braku formalnego odwołania (wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy), gdy odwołanie braki takie zawiera. Wydaje się, że odpowiednie zastosowanie znajdą tu rozwiązania przyjęte w postępowaniu przed organem pierwszej instancji.
Wspomnieć także należy, że jeżeli w postępowaniu biorą udział inni niż strona uczestnicy (świadkowie, biegli, tłumacze itd.), organ administracji publicznej zobowiązany jest dokonać obowiązku informacyjnego wraz z doręczeniem im stosownego wezwania (art. 54 § 1a k.p.a.), chyba że wezwany posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.
Jak już wspomniano, obowiązek poinformowania strony (innych uczestników postępowania) powstaje także w sytuacji zmiany organu administracji publicznej (administratora danych osobowych) rozstrzygającego daną sprawę administracyjną. Chodzi tu m.in. o przypadki, gdy okaże się, że właściwym organem do prowadzenia postępowania i wydania w sprawie decyzji jest nie np. starosta, lecz wójt danej gminy; wójt ten powinien niezależnie od starosty wykonać wobec strony obowiązek informacyjny. Czynnością taką będzie zawiadomienie wnoszącego podanie o przekazaniu sprawy organowi właściwemu (art. 65 § 1a w zw. z § 1 k.p.a.). W takim przypadku należy mówić jednak o pierwotnym obowiązku informacyjnym organu właściwego do rozpatrzenia sprawy.
W sytuacji, gdy strona wniosła jedno podanie w kilku sprawach, organ administracji zobowiązany jest dokonać obowiązku informacyjnego w treści zawiadomienia wnoszącego podanie, że w sprawach, w których organ nie jest właściwy, powinien wnieść odrębne podanie do właściwego organu wraz z wymaganym pouczeniem (art. 66 § 1 zd. 3 w zw. z art. 65 § 1a k.p.a.).
Powyższe – stosunkowo kazuistyczne uwagi – pozwalają przede wszystkim sformułować wniosek, że organ zobowiązany jest każdorazowo dokonywać oceny, w którym momencie ciąży na nim obowiązek udzielenia informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Niekiedy ustawodawca reguluje moment miarodajny dla wykonania przez organ obowiązku informacyjnego, a gdy tego nie czyni – należy przyjąć, że moment ten powinien być ustalany zgodnie z art. 61 § 5 k.p.a. Będzie to więc pierwsza czynność zewnętrzna organu w sprawie dokonana wobec strony lub innego uczestnika postępowania. Niekiedy może to jednak być moment wcześniejszy, tj. kiedy wykonanie obowiązku informacyjnego zostanie dokonane w fazie przedprocesowej, przed pierwszą czynnością w postępowaniu (co m.in. dotyczy podań wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego). Należy jednak zawsze pamiętać, że na organie spoczywa obowiązek wykazania, iż informacja została skutecznie dostarczona osobie fizycznej, od której zbierane są dane osobowe (tzw. zasada rozliczalności – art. 5 ust. 2 RODO).
6. Zakres podmiotowy obowiązku informacyjnego
organu administracji publicznej
Zakres podmiotowy obowiązku informacyjnego organu może mieć charakter pozytywny (wskazując, kogo obejmuje jego zakres) oraz negatywny (tj. kogo nie obejmuje). Dokładne ustalenie obu zakresów jest niezwykle istotne, zwłaszcza z tego względu, że ustawodawca – w treści zmienionych lub dodanych ustawą z 21 lutego 2019 r. przepisów – posługuje się expressis verbisokreśleniem „strona postępowania” w celu dookreślenia podmiotu uprawnionego do uzyskania informacji w trybie art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Trzeba jednak zauważyć, że na gruncie RODO uprawniona do otrzymania informacji jest każda osoba, której dane dotyczą, jeżeli administrator danych uzyskał je od tej osoby. Powyższa zasada nie może zatem doznać ograniczenia na gruncie k.p.a.
Pozytywny obowiązek informacyjny organu obejmuje nie tylko strony postępowania administracyjnego, o których mowa w art. 28 k.p.a. (tj. zarówno stronę główną, jak i strony uboczne), lecz także podmiot wnoszący wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego, w przypadku gdy podmiot ten nie uzyska statusu strony (art. 28 w zw. z art. 61a k.p.a.). Obowiązek ten uwzględnia także świadków, biegłych, tłumaczy, osoby okazujące przedmiot oględzin (art. 54 § 1a k.p.a.)[39] oraz pełnomocników i przedstawicieli ustawowych stron lub pełnomocników i przedstawicieli innych uczestników postępowania.
Obowiązek informacyjny organu nie obejmuje m.in. podmiotów na prawach stron, tj. organizacji społecznych, prokuratora, Rzecznika Praw Dziecka, Rzecznika Praw Obywatelskich. Wyłączenie spod zakresu wspomnianego obowiązku prokuratora, Rzecznika Praw Dziecka czy Rzecznika Praw Obywatelskich wynika z faktu, że podmioty te występują w postępowaniu administracyjnym w charakterze organów władzy publicznej. Natomiast część organizacji społecznych ma osobowość prawną, zatem przepisy RODO – jako znajdujące zastosowanie do – co do zasady – wyłącznie osób fizycznych, nie będą obejmowały tego rodzaju uczestnika postępowania. Podobnie należy uzasadnić udział organizacji społecznych będących jednostkami nieposiadającymi osobowości prawnej. W przypadkach tych mamy do czynienia z trwałym zrzeszeniem osób fizycznych (w tym ewentualnie również prawnych), połączonych względnie trwałą więzią organizacyjną, których celem statutowym jest realizacja określonych w nim istotnych społecznie celów.
Podsumowanie
Podsumowując pierwszą część naszego opracowania, pragniemy stwierdzić, że wykonywanie przez organy administracji publicznej obowiązku informacyjnego z art. 13 ust. 1 i 2 RODO w stosunku do stron i innych uczestników postępowania jednoznacznie wpisuje się w podstawowe zasady postępowania administracyjnego, tj. zasadę ograniczonego formalizmu w stosunku do stron (63–65 k.p.a.), wewnętrznej jawności, ochrony zaufania do organów państwa (art. 8 k.p.a.), informowania (art. 9 k.p.a.) oraz szybkości i prostoty postępowania (art. 12 k.p.a.). Znowelizowane z dniem 4 maja 2019 r. przepisy k.p.a. miały na celu umożliwienie stosowania pod względem technicznym niektórych obowiązków w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ogólnym postępowaniu administracyjnym i wydaje się, że poprzez doprecyzowanie zagadnień technicznych cel ten osiągnęły. Stworzyły dla organów administracji pewne ogólne ramy, które następnie wypełni praktyka administracyjna. Zasadnicze znaczenie dla postępowania administracyjnego ma przede wszystkim treść art. 61 § 5 k.p.a., w świetle którego organ administracji publicznej przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie. Jest to jednocześnie zasada interpretacyjna, pozwalająca na ustalenie momentu powstania obowiązku informacyjnego w razie wątpliwości w zakresie wykładni odpowiednich przepisów. W przypadkach wątpliwych ustawodawca albo nakazuje stosować odpowiednio powyższy przepis (jak np. w treści art. 61a zd. 2 k.p.a.), albo expressis verbis precyzuje moment dokonania tego obowiązku w stosunku do określonej czynności (np. art. 65 § 1a w zw. z § 1 k.p.a., art. 66 § 1 zd. 3 w zw. z art. 65 § 1a k.p.a., art. 54 § 1a k.p.a.). Obowiązek informacyjny znajduje zastosowanie zarówno w postępowaniu uruchamianym na wniosek strony (i odnosi się do strony głównej oraz ubocznej), jak i w postępowaniu inicjowanym z urzędu przez organ administracji publicznej. Jego zakresem objęte są nie tylko strony postępowania administracyjnego, o których mowa w art. 28 k.p.a., lecz także podmiot wnoszący wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego, w przypadku gdy nie uzyska statusu strony (art. 28 w zw. z art. 61a k.p.a.), świadkowie, biegli, tłumacze, osoby okazujące przedmiot oględzin (art. 54 § 1a k.p.a.) oraz pełnomocnicy (którymi w ogólnym postępowaniu administracyjnym są tylko osoby fizyczne) i przedstawiciele ustawowi stron lub pełnomocników i przedstawicieli innych uczestników postępowania.
Bibliografia
Chmieliński P., Środki komunikacji elektronicznej wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym, „Przegląd Prawa Publicznego” 2015, nr 11.
Chróścielewski W., Kmieciak Z., Wegner J. (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, el/LEX 2019.
Gacek P., Istota podpisu na podaniu – wybrane zagadnienia, „PPP” 2019, nr 6.
Karpiuk M., Obowiązywanie zasady ograniczonego formalizmu w postępowaniu administracyjnym, Rocznik Nauk Prawnych, 2012, nr 3.
Kmiecik Z. R., Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego, wyd. 1, Wolters Kluwer business, Warszawa 2014.
Lubasz D., Chomiczewski W., [w:] Lubasz D., Namysłowska M. (red.), Komentarz do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Warszawa 2011, el/LEX 2019.
Przybysz P., Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2017.
Rzucidło J., Telefon komórkowy jako narzędzie elektronicznej administracji, CBKE e-Biuletyn, 2009, nr 2.
Sibiga G., Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego z 21.2.2019 r. w zakresie ochrony danych osobowych, „Monitor Prawniczy” 2019, nr 11.
Sibiga G., Stosowanie technik informatycznych w postępowaniu administracyjnym ogólnym, Warszawa 2019.
Skóra A., Ogólne postępowanie administracyjne. Zarys wykładu, Elbląg 2015.
Skóra A., Współuczestnictwo w postępowaniu administracyjnym, Warszawa 2009.
Skóra A., Uwagi na tle środków komunikowania się stron z organami administracji publicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym, w druku.
Skóra A., Zrzeczenie się odwołania w niektórych państwach europejskich. Uwagi na tle prawnoporównawczym, [w:] Fenomen prawa administracyjnego. Księga jubileuszowa Profesora Jana Zimmermanna, Warszawa 2019.
Świerczyński M., [w:] Gołaczyński J., Kowalik-Bańczyk K., Majchrowska A. (red.), Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Komentarz, Warszawa 2009, el/LEX 2019.
Wojsyk K., E-podręcznik, e-usługi publiczne, https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=%C5%9Arodki_komunikacji_elektronicznej (dostęp: 4 marca 2020 r.).
Ziomek W., Ta ostatnia niedziela. Telegram odchodzi do lamusa, nadaliśmy pożegnalne depesze, „wp.finanse” z 30 września 2018 r., https://finanse.wp.pl/ta-ostatnia-niedziela-telegram-odchodzi-do-lamusa-nadalismy-pozegnalne-depesze-6300947523155585a(dostęp: 4 marca 2020 r.).
Akty normatywne
Karta Praw Podstawowych Unii Europejskiej, Dz.Urz. UE C 326 z 26 października 2012 r.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, Dz.U. t.j. z 2018 r., poz. 180.
Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dz.U. UE C 326, z 26 października 2012 r.
Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781.
Ustawa z 11 lipca 2014 r. o petycjach, t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 870.
Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, Dz.U. t.j. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.
Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Dz.U. t.j. z 2019 r., poz. 700 ze zm.
Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Dz.U. t.j. z 2019 r., poz. 123 ze zm.
Ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dz.U. z 2019 r., poz. 730.
Orzecznictwo
Wyrok WSA w Gdańsku z 25 czerwca 2009 r., II SA/Gd 827/08, CBOSA.
Wyrok WSA w Łodzi z 20 stycznia 2012 r., II SAB/Łd 95/11, CBOSA.
[1] Dz.U. t.j. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.
[2] Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., s. 1, ze zm.
[3] Chodzi tu także o podmioty na prawach strony (tj. organizację społeczną, prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka i innych uczestników na prawach strony działających na podstawie konkretnych ustaw), które mogą złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w już toczącym się postępowaniu, wniosek o wszczęcie postępowania, odwołanie od decyzji, zażalenie na postanowienie, wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy oraz wnioski o uruchomienie trybów nadzwyczajnych. Podania mogą wnosić także świadkowie (art. 88 w zw. z art. 82 k.p.a.), biegli (art. 88 w zw. z 84 k.p.a.) oraz osoby trzecie (art. 88 w zw. z art. 85 § 2 k.p.a.) zobowiązane do okazania przedmiotu oględzin lub udziału w innej czynności urzędowej.
[4] A. Skóra, Ogólne postępowanie administracyjne. Zarys wykładu, Elbląg 2015, s. 51.
[5] Z. R. Kmiecik, Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego, wyd. 1, Wolters Kluwer business, Warszawa 2014, s. 97.
[6] A. Skóra, Ogólne…, s. 51; J. Wegner, [w:] W. Chróścielewski, Z. Kmieciak (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, el/LEX 2019, kom. do art. 63, teza 1.
[7] A. Skóra, Współuczestnictwo w postępowaniu administracyjnym, Warszawa 2009, s. 113.
[8] A. Skóra, Ogólne…, s. 51; A. Skóra, Uwagi na tle środków komunikowania się stron z organami administracji publicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym, w druku.
[9] P. Przybysz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2017, s. 444.
[10] Ibidem, s. 263.
[11] A. Skóra, Zrzeczenie się odwołania w niektórych państwach europejskich. Uwagi na tle prawnoporównawczym, [w:] Fenomen prawa administracyjnego. Księga jubileuszowa Profesora Jana Zimmermanna, Warszawa 2019, s. 805.
[12] Ustawa z 11 lipca 2014 r. o petycjach (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 870).
[13] A. Skóra, Ogólne…, s. 51; A. Skóra, Uwagi na tle środków…, w druku.
[14] A. Skóra, Ogólne…, s. 52 i 26; M. Karpiuk, Obowiązywanie zasady ograniczonego formalizmu w postępowaniu administracyjnym, Rocznik Nauk Prawnych z 2012 r., nr 3, s. 254.
[15] P. Gacek, Istota podpisu na podaniu – wybrane zagadnienia, „PPP” z 2019 r., nr 6, s. 49.
[16] Ustawodawca doprecyzował szczególne wymagania, jakie powinny spełniać podania oraz załączniki do nich wnoszone za pośrednictwem ESP (§ 17 ust. 1 i § 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, dalej jako „r.d.s.s.”, Dz.U. t.j. z 2018 r., poz. 180).
[17] Podania w formie dokumentu elektronicznego wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium. Zob. § 17 r.d.s.s.
[18] Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 123 z późn. zm.).
[19] G. Sibiga, Stosowanie technik informatycznych w postępowaniu administracyjnym ogólnym, Warszawa 2019, s. 147–148.
[20] Tymi dodatkowymi elementami są: wskazanie podstawy prawnej wznowienia oraz obowiązek udowodnienia, kiedy (tj. w jakiej dacie) strona dowiedziała się o okolicznościach stanowiących podstawę do wznowienia postępowania, tak aby możliwe było ustalenie, że podanie zostało złożone z zachowaniem terminu jednego miesiąca od tej daty (wyrok WSA w Gdańsku z 25 czerwca 2009 r., II SA/Gd 827/08; wyrok WSA w Łodzi z 20 stycznia 2012 r., II SAB/Łd 95/11, cyt. za CBOSA).
[21] Dodatkowym elementem jest wymóg wskazania podstawy prawnej stwierdzenia nieważności decyzji. Odmiennie zob. wyrok NSA z 13 stycznia 1998 r., I SAB 109/97, LEX nr 45650.
[22] T.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 700 ze zm.
[23] Ibidem.
[24] A. Skóra, Uwagi na tle środków…, w druku; W. Ziomek, Ta ostatnia niedziela. Telegram odchodzi do lamusa, nadaliśmy pożegnalne depesze, „wp.finanse” z 30 września 2018 r., https://finanse.wp.pl/ta-ostatnia-niedziela-telegram-odchodzi-do-lamusa-nadalismy-pozegnalne-depesze-6300947523155585a (dostęp: 4 marca 2020 r.).
[25] J. Rzucidło, Telefon komórkowy jako narzędzie elektronicznej administracji, CBKE e-Biuletyn z 2009 r., nr 2, s. 1; M. Świerczyński, [w:] J. Gołaczyński, A. Majchrowska, K. Kowalik-Bańczyk (red.), Ustawa o świadczeniu…, kom. do art. 2, teza 46 (dostęp: 10 listopada 2019 r.).
[26] P. Chmieliński, Środki komunikacji elektronicznej wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym, „Przegląd Prawa Publicznego” 2015, nr 11, s. 41.
[27] Ibidem.
[28] Dz.U. z 2019 r., poz. 730.
[29] G. Sibiga, Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego z 21 lutego 2019 r. w zakresie ochrony danych osobowych, „Monitor Prawniczy” z 2019 r., nr 11, s. 1–2.
[30] Ibidem, s. 2.
[31] Ibidem.
[32] Dz.Urz. UE C 326, z 26 października 2012 r., s. 391–407.
[33] Ibidem, s. 47–390.
[34] G. Sibiga, Nowelizacja…, s. 12.
[35] Ibidem, s. 9.
[36] T.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781.
[37] VIII kadencja, druk sejm. nr 3050. Podobnie zob. G. Sibiga, Nowelizacja…, s. 3.
[38] Podobnie G. Sibiga, Nowelizacja…, s. 15.
[39] Przepis art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje zastosowanie także wobec świadków, biegłych, tłumaczy oraz osób okazujących przedmiot oględzin, gdyż organ, dokonując określonych czynności procesowych z udziałem tych podmiotów, uzyskuje w toku postępowania dane osobowe bezpośrednio od nich.
Pobierz wersję PDF artykułu
